Ücretsiz Apartman Yönetim Programını İşinize Yarar mı?
Kat Mülkiyeti Kanununa göre sekiz ve daha fazla bağımsız yaşanabilir bölümü (dairesi) bulunan bina, apartman ve sitelerde yönetici görevlendirilmek zorunludur. Bu görev yılda en az bir kez toplanması gerekli olan kat malikleri kurulunda alınacak karar ile seçilecek bir kat malikine veya bir kat maliki seçilemediyse en az iki kişiden oluşan kat malikleri kurulunca ya da istenirse bir profesyonel site ve apartman yönetim firmasına verilebilir.
Apartman veya site yönetim görevi kime verilirse verilsin yapılması gereken görevler ve kayıt altına alınarak arşivlenmesi gereken bilgiler bulunmaktadır. Apartman yöneticisinin görevlerinin neler olduğuyla ilgili yazımızı burada bulabilirsiniz.
Biz bu yazımızda apartman yönetiminde kayıt altına alınması ve arşivlenmesi gereken bilgiler üzerine duracağız. Apartman veya site sakinlerin kişisel iletişim bilgileri, aidat ve gelir kayıtları, apartman gider kayıtları, tedarikci fatura kayıtları, eski apartman sakinlerinin kayıtları, cari hesap kayıtları vb. pek çok alanda kayıtların sistemli ve düzenli tutulması ve arşivlenmesi gerekmektedir.
Apartman yöneticilerinin pek çoğunun kullanmayı tercih ettiği ücretsiz apartman yönetim programı olarak excel programını kullanmaktadırlar. Excel programının kolay kullanım sağlaması, tutulacak listelerin tablolar halinde kayıtlarının yapılması, raporlamalar için grafiklerin hazırlanması ve ücretsiz olması gibi özellikler nedeniyle yöneticiler daha çok tercih etmektedir. Ancak çok fazla veri girişinde uzayıp giden kayıtların, klasörlerin oluşması, ihtiyaç duyulan bilginin anlık olarak bulunamaması, verilerin kaybolma ihtimallerinin artması vs. gibi nedenler apartman yönetim programı olarak excel programının kullanılması riskleri arasında yer almaktadır.
Apartman ve site yönetimininde banka kasa kayıtları, banka entetrasyonu, personel kayıtları, tedarikci kayıtları, borç ve alacak kayıtları ve detaylı raporlandırma ihtiyaçlarının ortaya çıkmasıyla apartman aidat ve gider takip programları kullanıma sunulmaya başlamıştır.
Site ve apartman takip programıyla temel muhasebe ve finans işlemlerinin tamamı, personel ve tedarikci kayıtları ve onların cari bakiyeleri, kat maliklerinin kayıtları ve onlara ait aidat ve borç bilgileri, fatura ve makbuz kayıtları, kredi kartı tahsilat entegrasyonu, banka hesap özeti entegrasyonu, icra kayıt ve takibi, yönetimsel işlemlerde ihtiyaç duyulan tüm kayıtlar, istek ve şikayet bildirimleri, toplu ve kişiye özel bilgilendirme, mesaj ve mail yollama vb. pek çok işlem yapılabilmektedir. Yapılan işlemlere ait detaylı raporları saniyeler içinde oluşturabilir, ister excel dosyası olarak ister çıktı olarak sunulabilir. Ayrıca excel programından farklı olarak apartman ve site yönetim programları web tabanlı olarak çalıştıkları için verilerin arşivlenmesi daha kolaydır. Böylece verileriler hiçbir koşulda kaybolmaz ve istenilen her zaman kolayca ulaşımı sağlamaktadır.
